Faireachas ar chumarsáidí leictreonacha sa láthair oibre

Eolas

Agus an teicneolaíocht ag athrú ar luas nach bhfacthas a leithéid riamh cheana, tá go leor fostaithe in Éirinn in ann an idirlíon agus ríomhphost a úsáid ina láithreacha oibre féin. Cuireann fostóirí na háiseanna seo ar fáil go príomha chun an cleachtas oibre a éascú; ach ligeann roint fostóirí dá bhfostaithe úsáid pearsanta a bhaint as an ríomhphost agus as an idirlíon ar bhonn teoranta. Ardaítear saincheisteanna tábhachtacha maidir le príobháideacht sonraí, áfach, ón úsáid a bhaintear as agus ón bhfaireachán a chuirtear ar chumarsáidí leictreonacha sa láthair oibre don fhostóir agus don fhostaí araon.

Imríonn na saincheisteanna príobháideachta sin tionchar faoi leith ar an bhfaireachán ar úsáid na gcumarsáidí leictreonacha sa láthair oibre. Tugtar forbhreathnú sa cháipéis seo ar na rialacha reatha atá i bhfeidhm maidir le príobháideacht sonraí agus maidir le faireachán, agus mínítear ann na cearta agus na teidlíochtaí an fhostóra agus an fhostaí araon.

Sa bhliain 1995, rinne an Coimisiún Eorpach Treoir ar Phríobháideacht Sonraí (95/46/EC), ina leagtar amach go dtabharfaidh ballstáit den Aontas Eorpach cosaint do bhunchearta agus do bhunsaoirsí daoine nádurtha, agus go háirithe dá gceart ar phríobháideacht i leith phróiseáil sonraí pearsanta. Aistríodh an Treoir seo ansin ina dlí Éireannach tríd an Acht um Chosaint Sonraí (Leasú), 2003. Cé go leagtar amach leis na hAchtanna um Chosaint Sonraí 1988 agus 2003 na cearta agus na teidil de chuid saoránaigh in Éirinn maidir le ceist phríobháideacht sonraí, níl aon reachtaíocht shainiúil ann i gcomhar ceist an faireachán ar chumarsáidí leictreonacha sa láthair oibre. (I bhfocail eile, ní chlúdaíonn an dlí um chosaint sonraí in Éirinn an mhonatóireacht a dhéanann an fostóir ar an úsáid a bhaineann oibrithe as an ríomhphost agus as an idirlíon). Tugann Rialacháin na gComhphobal Eorpach 2003 (Líonraí agus Seirbhísí na gCumarsáidi Leictreonaí) (Cosaint Sonraí agus an Phríobháideacht) (SI 535/2003) forálacha isteach a bhaineann le rúndacht cumarsáidí.

Faoi Airteagal 29 de Threoir Eorpach 95/46/EC, ámh, bunaíodh grúpa oibre de Choimisinéirí Príobháideachta Sonraí chun scrúdú a dhéanamh ar shaincheist an fhaireacháin ar chumarsáidí leictreonacha sa láthair oibre. Ina theannta sin, rinne an grúpa sin na himpleachtaí a mheas maidir le príobháideacht sonraí d'fhostaithe agus d'fhostóirí. Ansin, chuir siad le chéile Cáipéis Oibre WP55 (pdf) ar an tsaincheist seo. Cé nach bhfuil tástáil curtha go fóill ar shaincheist an fhaireacháin agus na monatóireachta ar chumarsáidí leictreonacha i gcúirteanna na hÉireann, tá an dearcadh a chuirtear in iúl sa cáipéis oibre an-chosúil le tuairimí an Choimisinéara Cosanta Sonraí in Éirinn.

Cé go mbíonn fostaithe in Éirinn ag dúil go dlisteanach le príobháideacht sa láthair oibre, ní mór an ceart sin a chur i gcóimheá le cearta agus le leasa an fhostóra. (Go háirithe ceart an fhostóra a ngnó a reachtáil go heifeachtúil, agus thar aon rud eile, iad féin a chosaint ó aon dliteanas nó ó aon dochar a chruthódh gníomhartha fostaí). Cé go measfadh fostóir go mbeadh beartas monatóireachta caoithiúil chun tacú lena chuid leasa, caithfear a bheith soiléir nach údar do chur isteach ar phríobháideacht fostaí é leas an fhostóra.

Dualgais na bhfostóirí - ráitis ar bheartais

Ní foláir d'fhostóirí ráiteas beartais a sholáthar dá n-oibritheatá soiléir agus cruinn agus furasta teacht air maidir le ríomhphost agus úsáid an idirlín sa láthair oibre. Ba cheart go gcuirfí síos go soiléir ann ar an méid leasa a fhéadfaidh fostaithe a bhaint as áiseanna cumarsáide, ar leis an gcomhlacht iad, ar mhaithe le cumarsáidí pearsanta nó príobháideacha. Mar shampla, d'fhéadfadh an beartas fad agus trátha leasa an chórais a theorannú. Tá treoirnotaí maidir le monatóireacht an fhoirne lena n-áirítear beartas an oifig ar ríomhphoist agus úsáid an idirlín ar an suiomh gréasáin an Choimisinéara Cosanta Sonraí.

Dá mba rud é go mbítear chun faireachán nó monatóireacht ar úsáid na gcumarsáidí a chur i gcrích, ní mór go ndéanfaí a shoiléiriú d'fhostaithe na cúiseanna agus na cuspóirí faoina mbítear ag dul ina bhun sin. Sa chás ina mbíonn cead tugtha ag fostóir dá fhostaithe úsáid príobháideach a bhaint as áiseanna cumarsáide an chomhlachta, féadfaidh an chumarsáid phríobháideach sin teacht faoi roinnt faireacháin, chun a chinntiú, mar shampla, go mbíonn dóthain seiceála ar bun chun víreasanna a sheachaint.

Ní foláir sonraí ar bhearta faireacháin a mbeifear ag dul ina mbun a aithint go soiléir, mar shampla:

• Cé orthu a mbíonn cúram an fhaireacháin?
• Cén chaoi a dtéitear ina bhun?
• Cén cineál faireacháin a chuirtear i gcrích?
• Cathain a dhéanfar an faireachán?

Ba cheart go bpleifí na ceisteanna go léir seo agus go n-áireofaí iad i mbeartas an fhostóra.

Sa chás go mbíonn sárú ar úsáid inmheánach na cumarsáide leictreonaí, ní mór nósanna imeachta a bheith leagtha amach ag an bhfostóir i mbeartas an chomhlachta. Ina cheann ar sin, ní mór na deiseanna a thabharfaí d'fhostaí freagra a thabhairt ar sháruithe beartais a bheith leagtha síos go soiléir ag an bhfostóir. Ón taobh praicticiúil de, moltar go tréan é go gcuireann an fostóir an t-oibrí ar an eolas go láithreach i leith aon mhí-úsáide a bhraitear ar chumarsáidí leictreonacha, mura mbíonn cúiseanna tábhachtacha ina n-údar le coinneáil ar an bhfaireachán. Féadfar fostaithe a chur ar an eolas trí bhogearraí ar nós fuinneoga aníos le foláirimh iontu.

B'fhéidir gurbh áisiúil d'fhostóirí é dul i gcomhairle le hionadaithe na n-oibrithe (.i. ceardchumainn) sula dtugann siad isteach beartais a bhaineann le hoibrithe.

An mhonatóireacht ar chórais ríomhphoist

Ní foláir don fhostóir a bheith soiléir i leith a chuid beartas ríomhphoist agus idirlín agus ní foláir na beartais sin a chur in iúl go soiléir do na fostaithe. Ní cheadaítear d'fhostóirí aon mhonatóireacht ríomhphoist a dhéanamh faoi cheilt, seachas sna cásanna inar aithníodh gníomaíocht choiriúil a bheith ag tarlú agus bíonn faireachán de dhíth chun fianaise a fháil, agus go dtugtar an meas ceart do rialacha dlíthiúla agus rialacha a bhaineann le nósanna imeachta. (Mar shampla, más rud é go mbíonn an fostóir nó na póiliní amhrastúil faoi fhostaí a bheith ag baint úsáide as an ríomhphost nó as an idirlíon sa láthair oibre i gcoinne fhorálacha na hAchta um Gháinneáil ar Leanaí agus Pornagrafaíocht Leanaí 1998.

Sula gcuireann siad i bhfeidhm aon bheartas maidir le monatóireacht ríomhphoist sa láthair oibre, ní mór d'fhostóirí na ceisteanna seo a chur orthu féin:

• An mbeidh a fhios ag na hoibrithe go ndéanfar monatóireacht ar an ríomhphost?
• An riachtanach í an mhonatóireacht? An bhféadfaí na torthaí céanna a bhaint amach le modhanna traidisiúnta maoirseachta?
• An dtugann an phróiseáil ar shonraí pearsanta atá molta cothrom na féinne do na fostaithe?
• An mbíonn an mhonatóireacht i gcomhréir leis na hábhair bhuartha a dtugann sí fúthu?

Ba cheart go mbeadh an mhonatóireacht ar ríomhphoist, más féidir é, teoranta do shonraí tráchta ar na rannpháirtithe agus ar thráth cumarsáide seachas ábhair na cumarsáide féin dá mba leordhóthanach é sin chun amhras an fhostóra a mhaolú.

Más bunriachtanas é rochtain a fháil ar ábhar an ríomhphoist, ba cheart go smaoineodh an fostóir faoi phríobháideacht daoine lasmuigh den eagras a fhaigheann ríomhphoist chomh maith leo siúd laistigh den eagras. Ní féidir leis an bhfostóir toiliú a fháil ó dhaoine lasmuigh den eagras, cuir i gcás, a sheolann ríomhphoist chuig a oibrithe. Ba cheart don fhostóir iarracht réasúnta a dhéanamh daoine a chur ar an eolas lasmuigh den eagras faoi ghníomhaíochtaí monatóireachta a bheith ann sa mhéid is gcuirfidís seo isteach ar na daoine sin. Is sampla í an chaoi go bhféadfaí fógraí foláirimh a chur isteach i ngach ríomhphost a théann amach ón eagras, fógraí a thabharfadh le fios córais mhonatóireachta a bheith ar siúl ag an eagras.

An phríobháideacht sa láthair oibre

Bíonn ceart dlisteanach ag fostaithe in Éirinn leibhéal áirithe de phríobháideacht a bheith acu sa láthair oibre. Ní mór an ceart a bhíonn acu ar phríobháideacht a chur i gcóimheá, ámh, le cearta agus leasa dlisteanacha an fhostóra. Mar shampla, ceart an fhostóra a ngnó a reachtáil ar bhonn éifeachtúil agus a gceart chun iad féin a chosaint ó aon dochar a d'fhéadfaí eascairt ó ghníomhartha an oibrí.

Is forais dlisteanacha iad na cearta agus na leasa sin, as a bhféadfaí údar a thabhairt do bhearta cuí a chuirfeadh teorainn le ceart príobháideachta an oibrí. Is é an sampla is soiléire de seo ná na cásanna sin inarb é an fostóir an t-íospartach ar chion coiriúil oibrí.

Ní foláir go dtógfaí roinnt prionsabal i gceist, ámh, nuair a bhítear ag cothromú cearta agus leasa éagsúla; agus ar an gceann is suntasaí díobh sin is í an chomhréireacht. Ba chóir gurbh shoiléir é nach údar léi féin amháin d'aon chur isteach ar phríobháideacht oibrí í an lomfhíric go meastar gníomhaíocht mhonatóireachta nó faireachán a bheith caoithiúil chun críche leas an fhostóra. Sula gcuirfear i bhfeidhm sa láthair oibre é, ní mór d'aon bheart monatóireachta liosta tástálacha a shásamh, tástálacha a sonraítear go fairsing sa cháipéis oibre seo iad.

Cruinneas agus coimeád sonraí pearsanta a bhaineann le húsáid an ríomhphoist an idirlín

Aon sonraí pearsanta a thagann ó chuntas ríomhphoist fhostaí nó óna úsáid idirlín, nó a bhaineann leis an gcuntas ríomhphoist sin nó leis an úsáid sin, agus a stórálann fostóir ar bhonn dlisteanach iad, ní mór dóibh a bheith cruinn agus suas chun dáta agus nach gcoinneofaí iad d'achar níos faide ná mar is riachtanach. Ba chóir d'fhostóirí tréimhse choimeádta a shonrú do ríomhphoist ina bhfreastalaithe lárnacha, tréimhse a bheadh bunaithe ar a gcuid riachtanas gnó; agus ba cheart go mbeadh nósanna imeachta socraithe acu lena gcinnteofaí nach rachfaí thar an tréimhse choimeádta sin.

Ní mór don fhostóir bearta iomchuí teicniúla agus eagraíochta a shocrú a chinnteodh go mbeadh aon sonraí pearsanta a bheadh ina seilbh acu daingnithe agus slánaithe ó aon ní a chuirfeadh isteach ón taobh amuigh orthu.

Beartais ar úsáid an idirlín

Moltar i gcáipéis oibre an ghrúpa oibre de chuid na gCoimisinéirí Príobhaideachta Sonraí go mba cheart do na gnéithe seo a leanas, ar a laghad, a bheith arna n-áireamh in aon bheartas ar úsáid an idirlín:

• Ní mór don fhostóir na coinníollacha faoina gceadaítear do úsáid príobháideach as an idirlíon a leagan amach go soiléir d'fhostaithe, agus ní mór dóibh an t-ábhar nach féidir breathnú air ná nach féidir a chóipeáil a shonrú chomh maith. Ní mór na coinníollacha agus na teorainneacha seo a mhíniú d'fhostaithe.
• Ba chóir go gcuirfí fostaithe ar an eolas faoi na córais a fheidhmíonn chun rochtain ar láithreáin lín áirithe a chosc agus chun mí-úsáid a bhrath. Ba chóir go sonrófaí méid na monatóireachta sin; cuir i gcás an mbaineann an mhonatóireacht sin le daoine aonair nó le rannóga faoi leith den chomhlacht? nó an ndéanan an fostóir taifead ar ábhar na láithreán lín nó an mbreathnaíonn siad ar an ábhar sin in imthosca faoi leith? Ina theannta sin, ba cheart go sonrófaí an cineál úsáide, más ann dó, a bhainfear as aon sonraí a bhaileofar i dtaobh na bhfostaithe agus na láithreáin lín ar thug siad cuairt orthu.
• Ba chóir go gcuirfí fostaithe ar an eolas faoin mbaint a bhíonn ag a gcuid ionadaithe le cur i ngníomh an bheartais agus i bhfiosrú na sáruithe a líomhnaítear.